>Reembolso de gastos de viaje justificados: Tener en cuenta…

>Los gastos asociados con los viajes locales podrán ser reembolsados por la demanda de verificación con la documentación justificativa adecuada. Los individuos pueden ser autorizados para recurrente de corta distancia a los condados vecinos o localidades cercanas a través de una autorización permanente.

La autorización permanente deberá ser firmado por una autoridad competente e incluir una explicación de las circunstancias que requieran el recurrente viajes de corta distancia.

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Los formularios de autorización permanecerá en el departamento de origen del individuo, y debe mantenerse hasta que el proceso de presentación del informe de gastos se ha completado. El informe de gastos aprobados y los ingresos correspondientes deberán ser enviados al Departamento de Servicios de Desembolso o el Departamento de Hacienda para el reembolso.

Viajes oficiales se define como el movimiento en comisión de servicio de la Universidad de su hogar o lugar habitual de trabajo a otro destino, y volver de allí ya sea a su lugar normal de trabajo o al hogar. Los desplazamientos entre el domicilio y lugar habitual de trabajo no es oficial.

Los viajes nacionales incluye dentro y entre cada uno de los cincuenta estados de los Estados Unidos, sus posesiones y territorios, y Canadá. Cuando la carga de una concesión restringida o por contrato el viajero también debe referirse a la concesión o el contrato de concesión de documentación y otras regulaciones externas aplicables.

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Todos los gastos comerciales transporte aéreo serán reembolsado en función de los costes reales incurridos por el viajero que utiliza las rutas normalmente recorrida. Los viajeros deben seleccionar el tipo y clase de servicios disponibles para realizar el viaje a la tarifa más económica.

Los gastos de viaje en primera clase serán reembolsados sólo en circunstancias atenuantes y debe ser aprobado previamente por la Directora Ejecutiva del viajero, Decano, Vicerrector o Rector. La aprobación debe ser documentado y se adjunta al informe de gastos.

Si no se obtiene la aprobación por adelantado para el uso del transporte de primera clase, el reembolso se reducirá al entrenador tarifa disponible en el momento de la reserva de entradas. Los gastos el reservas de hoteles y restaurantes también están incluídos, por lo que es recomendable escuchar ofertas de viajes que incluyan todo lo necesario.

Los reembolsos no serán aprobados para primas de seguro de las aerolíneas. El reembolso no será también aprobada por el costo de los pasajes aéreos en caso de un viajero acumulado millas de viajero frecuente se utilizan para viajes de negocios. recibos originales boleto debe ser presentada con el Informe de gastos.

La mayoría de los destinos turísticos, como las Baleares, copan el grueso de los gastos de viajes en la contabilidad de las empresas. Pero contratando online, se puede ahorrar mucho. A veces, si se usan por ejemplo vales descuento, el ahorro puede ser significativo.

Los viajeros a menudo puede ser capaz de obtener tarifas reducidas por llegar temprano o salir tarde del destino. En tales casos, los alimentos y costos adicionales de alojamiento (o posiblemente más tiempo fuera del trabajo) se debe considerar en la determinación de los costos totales de las distintas alternativas. Las directrices deben ser establecidos a nivel departamental para determinar cuándo los viajes más largos se justifican por los costos de pasaje aéreo reducido.

En el caso de que los viajes largos son necesarios para obtener la disminución de las tarifas aéreas, las circunstancias específicas relativas a la duración del viaje debe estar claramente documentado (como un archivo adjunto) sobre el Informe de gastos de viaje.

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